Mục đích: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu cho mọi người.

Tủ hồ sơ trên iBom có 4 loại:

  1. Tủ cơ quan: Lưu các tài liệu, văn bản, biểu mẫu, quy trình của công ty
  2. Tủ phòng ban: Lưu các tài liệu của phòng ban
  3. Tủ dự án: Lưu trữ các tài liệu của từng công trình.
  4. Tủ cá nhân: Lưu các tài liệu của cá nhân

Và người dùng sẽ được phân quyền xem, quyền thêm/sửa tủ hồ sơ tương ứng.

Hồ sơ trên iBom:

    • Bên trái: Danh mục hồ sơ
    • Bên phải: Danh sách hồ sơ

Trong đó: Danh mục được tạo nhiều cấp (cha, con) và chứa các hồ sơ

                 Hồ sơ cũng có nhiều cấp, và là nơi đính kèm tài liệu.

  • Thêm mới danh mục:
  1. Click vào Danh mục cha cần tạo danh mục con
  2. Click vào tab Thêm danh mục, nhập tên danh mục, thứ tự hiển thị
  3. Tích chọn quyền chia sẻ (xem hoặc sửa, xóa, thêm hồ sơ trong danh mục) cho người dùng tương ứng.

Chú ý: Nếu chỉ cho mọi người được xem thì không tích vào ô sửa, xóa, thêm hồ sơ.

  1. Click nút Lưu lại để hoàn thành việc tạo danh mục.

  • Thêm mới hồ sơ:
    • Click vào danh mục cần tạo hồ sơ, sau đó click vào biểu tượng Thêm hồ sơ để mở màn hình cập nhật hồ sơ mới.

    • Tại đây nhập Mã, tên hồ sơ, chọn thuộc tính tài liệu (đính kèm)
    • Click sang tab Chia sẻ hồ sơ để chọn người chia sẻ

Chú ý: Nếu chỉ muốn mọi người xem thì chỉ tích vào ô xem (nếu tích ô sửa thì mọi người sẽ được xóa file đính kèm, và tải file mới lên)

    • Click nút Lưu để hoàn thành việc tạo hồ sơ.

  • Đính kèm tệp tin

Click vào Đính kèm và chọn Tải tệp từ máy để chọn đến file trên máy tính, hoặc chọn Tải tệp từ hồ sơ để chọn đến file trên các hồ sơ khác.

Chọn file, nhập thuộc tính như tên, ghi chú và bấm nút Lưu để tải file.