6.1. Tổng hợp dữ liệu đánh giá

Mục đích: Hệ thống tạo 1 service để tự động tổng hợp đánh giá dữ liệu báo cáo theo tỷ lệ % hoàn thành và gia hạn thời gian thực hiện các công việc của cá nhân trong tháng.

Lưu ý: Hệ thống chạy tự động tổng hợp theo ngày 31 cuối tháng để chốt số liệu cho báo cáo tháng đó. Với các trường hợp không tổng hợp theo ngày 31 cuối tháng để đánh giá tháng đó > Người dùng có thể chủ động chạy tổng hợp số liệu bằng tay

Bước 1: Mở phân hệ điều hành > Chọn chức năng "Công việc" > "Tổng hợp dữ liệu đánh giá"

Bước 2: Chọn tháng cần tổng hợp và nhập ngày chốt xác nhận báo cáo > Bấm "Tổng hợp số liệu"

6.2. KPI cá nhân

Đối tượng sử dụng: Mọi tài khoản người dùng đều có báo cáo kết quả cá nhân

Bước 1: Mở phân hệ điều hành > Chọn chức năng "Đánh giá KPI" > "KPI cá nhân"

Bước 2: Bấm vào tên nhân sự cần xem bảng KPI

Bước 3: Các chỉ số cần theo dõi cần theo dõi như sau:

- Nội dung công việc: Hiện thị tất cả các công việc thực hiện trong kỳ báo cáo ( tính theo tháng)

- Phân loại: Mỗi công việc đều được phân loại điểm từ A => E tương ứng với số điểm được quy địn

- Thời hạn: Deadline thực hiện công việc

- Ngày hoàn thành: Nếu công việc đã xác nhận hoàn thành, thì sẽ hiển thị ngày hoàn thành của công việc

- Điểm tiêu chuẩn:

+ Điểm tiêu chuẩn công việc: Tương ứng với phân loại công việc từ A => E để quy ra điểm tương ứng

+ Điểm tiêu chuẩn trong kỳ: Căn cứ theo thời gian thực hiện trong kỳ để xác định điểm tiêu chuẩn trong kỳ cần đạt được

- Tỷ lệ hoàn thành:

+ LK theo kế hoạch: Căn cứ vào thời gian thực hiện của công việc (tính trên cả thời gian gia hạn) hệ thống tự động tính bằng = Số ngày từ ngày đến hiện tại/Số ngày thực hiện công việc

+ LKTH đến hết kỳ trước: là % hoàn thành đã được xác nhận đến hết kỳ báo cáo trước

+ LKTH đến hết kỳ này: là % hoàn thành đã được xác nhận đến hết kỳ báo cáo này.

+ Thực hiện trong kỳ: Lũy kế thực hiện đến hết kỳ này – Lũy kế theo kế hoạch

- Điểm thực hiện trong kỳ:

+ Nếu hoàn thành 100% công việc trong kỳ => Điểm công việc bằng điểm tiêu chuẩn

+ Nếu chưa hoàn thành => Max điểm thực hiện trong kỳ = Điểm lũy kế theo kế hoạch

- Gia hạn do chủ quan: Hệ thống tự động đếm số lần gia hạn theo chủ quan để tự động tính điểm phạt:

+ Nếu gia hạn 1 lần do chủ quan: Phạt 5% trên điểm tiêu chuẩn trên đầu công việc đó

+ Nếu gia hạn 2 lần do chủ quan: Phạt 15% trên điểm tiêu chuẩn trên đầu công việc đó

+ Nếu gia hạn 3 lần do chủ quan: Phạt 35% trên điểm tiêu chuẩn của đầu công việc đó

- Điểm đánh giá thực tế: Điểm thực hiện trong kỳ - Điểm phạt

Căn cứ theo điểm thực tế hệ thống tự động xếp loại theo các tiêu chí được cấu hình trong hệ thống

6.3. KPI CBNV trong phòng ban/đơn vị

Đối tượng sử dụng: Cán bộ quản lý đánh giá tất cả nhân sự trong phòng ban mình

Bước 1: Mở phân hệ điều hành > Chọn chức năng "Đánh giá KPI" > "KPI CBNV trong phòng/ban/đơn vị" > Bấm vào tên phòng ban muốn xem bảng KPI

Bước 2: Các thông tin cần theo dõi ở bảng như sau:

- Tên nhân viên: Hiển thị toàn bộ nhân viên biên chế thuộc phòng ban mà mình quản lý

- Chức vụ: Hiển thị chức vụ biên chế của nhân viên trong phòng ban

- Tổng điểm tiêu chuẩn: Lấy tổng điểm tiêu chuẩn trên bảng tổng hợp và theo dõi đánh giá hoàn thành công việc cá nhân

- Tỷ lệ hoàn thành công việc:

+ Trong kỳ: Số công việc hoàn thành trong kỳ/Tổng số công việc trong kỳ

+ Trước hạn: Số công việc hoàn thành trước hạn/Tổng số công việc trong kỳ

+ Đúng hạn: Số công việc hoàn thành đúng hạn/ Tổng số công việc trong kỳ

+ Trễ hạn: Số công việc hoàn thành trễ hạn/ Tổng số công việc trong kỳ

- Số CV gia hạn 3 lần chưa hoàn thành: Đếm số công việc gia hạn 3 lần mà chưa hoàn thành

- Điểm thưởng: Nhập tay điểm thưởng cho nhân viên

- Điểm phạt: Nhập tay điểm phạt

- Điểm xếp loại: Tổng điểm thực hiện + Điểm thưởng – Điểm phạt

- Tỷ lệ hoàn thành: Điểm xếp loại/Tổng điểm tiêu chuẩn

- Xếp loại: Căn cứ vào Tỷ lệ hoàn thành hệ thống tính ra xếp loại tương ứng

6.4. KPI cán bộ quản lý cấp phòng ban/đơn vị

Đối tượng sử dụng: Người phụ trách đơn vị thực hiện đánh giá các cán bộ quản lý phòng ban/đơn vị dựa trên tỷ lệ công việc trực tiếp thực hiện và tỷ lệ quản lý

Bước 1: Mở phân hệ điều hành > Chọn chức năng "Đánh giá KPI" > "KPI CBQL cấp phòng/ban/đơn vị" > Bấm vào tên cán bộ quản lý muốn xem bảng KPI

Bước 2: Các thông tin cần theo dõi ở bảng như sau:

- Phòng ban: Hiển thị toàn bộ phòng ban mà cán bộ phụ trách

- Tên cán bộ: Tên cán bộ quản lý phòng ban

- Tỷ lệ quản lý: Là tỷ lệ để tính điểm quản lý và điểm thực hiện và được cấu hình trong hệ thống

- Tổng số nhân viên trong phòng (không bao gồm QL): Hệ thống đếm nhân viên trong phòng ban trừ người quản lý

- Tổng điểm tiêu chuẩn trong kỳ của Quản lý: là tổng điểm tiêu chuẩn được giao thực hiện trong kỳ, được lấy từ báo cáo kết quả cá nhân của CBQL đó

- Tổng điểm trong kỳ của các nhân viên trực thuộc: Là tổng điểm tiêu chuẩn của các nhân viên được giao thực hiện trong kỳ, được lấy từ báo cáo đánh giá CBNV trong phòng ban/đơn vị

- Tỷ lệ hoàn thành công việc người phụ trách trực tiếp thực hiện: lấy tỷ lệ hoàn thành trên báo cáo đánh giá CBNV trong phòng ban/đơn vị của CBQL đó ( cột 9)

- Trung bình TL hoàn thành của các nhân viên trực thuộc (Không bao gồm QL): tính trung bình tỷ lệ hoàn thành của các phòng ban mà người nhân viên làm cán bộ quản lý

- Thống kê công tác quản lý:

+ TLCVHT trong kỳ: Tính Trung bình TLCVHT trong kỳ trên tất cả các phòng ban mà nhân viên làm cán bộ quản lý

+ TLCVHT trước hạn: Tính Trung bình TLCVHT trước hạn trên tất cả các phòng ban mà nhân viên làm cán bộ quản lý

+ TLCVHT đúng hạn: Tính Trung bình TLCVHT đúng hạn trên tất cả các phòng ban mà nhân viên làm cán bộ quản lý

+ TLCVHT trễ hạn: Tính Trung bình TLCVHT trễ hạn trên tất cả các phòng ban mà nhân viên làm cán bộ quản lý

+ Tổng số CV xác nhận chậm tiến độ: Hệ thống tự động đếm số công việc xác nhận chậm báo cáo tiến độ sau 2 ngày.

- Điểm thưởng: Nhập tay

- Điểm phạt: Nhập tay

- Tỷ lệ hoàn thành chung: Điểm trực tiếp thực hiện*tỷ lệ trực tiếp thực hiện + (Điểm công việc quản lý + Điểm thưởng – Điểm phạt)* Tỷ lệ quản lý

- Xếp loại: Căn cứ vào tỷ lệ hoàn thành chung hệ thống tự động tính xếp loại